Comment gérer les fournitures de bureau et maintenir un inventaire

Inventaire de bureau

L’art de maintenir un bureau efficace est de s'assurer que chacun a accès aux outils dont il a besoin. Bien qu'il puisse être difficile de décider des outils dont un bureau peut bénéficier le plus, une ressource que l'ensemble du bureau utilise est les fournitures de bureau. Mais quand tout le monde a besoin d'accéder à la même salle d'approvisionnement, comment l'empêcher d'être abusé ?

Gestion des fournitures de bureau

Les fournitures de bureau sont faciles à utiliser et plus faciles à manquer. Le papier, les stylos, les encres, les toners, les agrafes, le ruban adhésif, les trombones, etc. sont tous importants, mais peuvent devenir un problème s'ils ne sont pas surveillés. De plus, vos employés peuvent prendre trop de fournitures de bureau à la fois, ce qui peut entraîner des commandes excessives et des dépenses excessives.
La flexibilité du lieu de travail peut augmenter ces problèmes. Comment devez-vous réglementer l'utilisation des fournitures lorsque certains employés travaillent à distance pendant une partie ou la totalité de la semaine ?
Vous cherchez de meilleures façons de gérer vos fournitures de bureau ? Voir nos stratégies ci-dessous :

Limitez l'accès aux fournitures

Commencez par améliorer le système d'organisation que vous avez déjà. Comment suivez-vous actuellement les fournitures ? Les salles de ravitaillement ouvertes, bien qu'en théorie, sont souvent médiocres dans la pratique, car elles ne limitent pas la quantité ou le nombre de fournitures que les employés peuvent prendre.

Il existe trois façons de limiter l'accès. Tout d'abord, vous pouvez désigner quelqu'un pour être le portier. Cette personne est en charge de la salle d’approvisionnement ; si les employés ont besoin de fournitures de bureau, ils doivent passer par le portier pour les obtenir. C'est la méthode la plus efficace pour maintenir l'inventaire, mais elle peut être inefficace pour les bureaux qui n'ont pas quelqu'un qui peut assumer les responsabilités d'un gardien.

Deuxièmement, vous pouvez limiter l'accès à un groupe sélectionné d'employés. En installant un clavier ou en verrouillant la porte de la salle d'approvisionnement, vous pouvez toujours contrôler le flux des fournitures de bureau. Le groupe d'employés que vous sélectionnez doit être les seules personnes qui connaissent le code du clavier ou qui ont une copie de la clé de la salle d'approvisionnement. Ils peuvent ensuite distribuer des fournitures de bureau aux employés selon les besoins.

Enfin, vous pouvez créer un journal que les employés pourront utiliser et le conserver dans une salle d'approvisionnement ouverte. Les employés doivent noter quelles fournitures ils prennent, combien ils en prennent et quand ils les prennent chaque fois qu'ils quittent la salle des fournitures. Bien que cela puisse être la plus simple des trois options, elle est également la moins efficace car elle repose sur le système d'honneur. Les employés peuvent oublier de le remplir, ce qui peut créer de la confusion et ramener le bureau à la case départ. Choisissez l'option qui convient le mieux à votre bureau en fonction de la fréquence à laquelle vous utilisez des fournitures de bureau et si votre bureau connaît déjà une mauvaise utilisation des fournitures.

Remplissez votre espace de la bonne façon avec cette liste de fournitures.

ORGANISEZ CE QUE VOUS AVEZ DÉJÀ

Une fois que vous avez décidé de limiter l'accès aux fournitures de bureau, il est temps d'organiser votre salle d'approvisionnement. Aidez les employés à trouver facilement les fournitures dont ils ont besoin en regroupant des articles similaires (par exemple, placez des trombones et des punaises sur la même étagère). Placez les articles les plus fréquemment utilisés sur les étagères au niveau des yeux et placez les articles moins populaires plus haut. Si quelque chose n'est pas utilisé, jetez-le et notez de ne pas en commander plus à l'avenir.

Gardez la salle d'approvisionnement aussi propre que possible. Encouragez les employés à remettre les fournitures supplémentaires là où elles les ont trouvées. Si vous avez une plus grande salle de fournitures, vous voudrez peut-être afficher une liste qui explique où différentes fournitures peuvent être trouvées. L'organisation de votre salle d'approvisionnement de cette façon facilitera également la gestion d'un inventaire.

Utilisez le d'abord, puis achetez en plus

Empêchez les commandes excessives en encourageant les employés à utiliser ce que le bureau a déjà avant de pénétrer dans de nouvelles fournitures. Après un certain temps, le papier deviendra jaune, les encres et les toners se dessècheront et les stylos cesseront de fonctionner, alors utilisez d'abord ce qui est déjà disponible. Cela empêche également le bureau de gaspiller de l'argent en jetant des fournitures qui n'ont jamais été ouvertes mais qui sont devenues trop vieilles pour être utilisées (stylos, post it.... Vous réduirez les déchets et l'empreinte carbone du bureau - et vous pourrez même aider un peu la planète aussi.

Établir une stratégie pour commander vos fournitures de bureau au meilleur prix

Packdiscount spécialiste de la fourniture de bureau pas cher offre une remise lorsque les entreprises commandent en vrac. Pour tirer le meilleur parti de l'argent de votre entreprise, vous souhaitez commander le plus de fournitures dont votre bureau aura besoin dès que vous en manquerez. Le but ultime est d'éviter une commande excessive (voir astuce ci-dessus), mais de passer une commande suffisamment importante pour mériter une remise groupée.

Gardez une trace des fournitures que votre bureau utilise le plus et combien de temps il faut pour recevoir une expédition de ces fournitures. Vous devez combiner ces chiffres pour trouver un moment où le bureau sera à court de fournitures mais pas si bas qu'il s'épuisera avant l'arrivée du prochain envoi. C'est une science prudente, mais qui sera payante à long terme.

Pensez à mettre en place un processus de commande automatisé avec certaines ou toutes vos sociétés d'approvisionnement. De cette façon, vous recevrez toujours un envoi à temps et vous n'oublierez pas de passer une commande à l'avenir.

Gardez un journal d'inventaire

Tenir un journal d'inventaire est le meilleur moyen de s'assurer que vous savez toujours combien de fournitures le bureau possède. Si vous ne savez pas par où commencer, essayez de télécharger un modèle d'inventaire de fournitures de bureau gratuit à partir de l'un des nombreux disponibles en ligne. Celui-ci est idéal pour commencer et vous pouvez l'ajuster pour répondre aux besoins de votre bureau.

Mais un journal d'inventaire ne fonctionne que s'il est régulièrement mis à jour. Assurez-vous d'effectuer périodiquement des vérifications d'inventaire afin de pouvoir réviser votre journal et de savoir quelles fournitures peuvent manquer. Une bonne règle est de toujours avoir suffisamment de fournitures de bureau à portée de main pour que votre lieu de travail fonctionne pendant une semaine.

Ces conseils peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre salle d'approvisionnement et à prévenir les pénuries redoutables de fournitures de bureau (ramettes de papier A4, ramettes de papier A3...=. Gérez vos fournitures de bureau maintenant pour éviter les maux de tête plus tard

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