Classement et organisation
Avec celles-ci, vous aurez un rangement adapté à votre besoin et vous gagnerez du temps au moment de chercher vos documents. Parmi nos fournitures de classement pour professionnels et particuliers, vous trouverez différents types de trieurs.
Le spécialiste de l’emballage Packdiscount, vous permet de mettre de l’ordre dans vos papiers et vos documents grâce à nos fournitures de bureau.
Très souvent, les trieurs figurent dans la liste de fourniture scolaire des étudiants. Ces fournitures de classement leur permettent de ranger leurs cours par matière. Cela leur apporte de l’organisation et un gain de temps au moment des révisons. Les trieurs sont aussi pratiques pour le rangement de papiers officiels et de factures. Pour être au plus proche de vos besoins, nous vous proposons différents types de trieurs : simple ou double entrée, 7, 12 ou 24 onglets. De plus, nos trieurs sont disponibles en plusieurs couleurs. Pour accompagner vos trieurs, pensez aussi aux blocs et cahiers de qualité.
Parmi nos fournitures de classement, nous avons également des conteneurs. Ceux-ci sont très recommandés pour archiver, transporter ou déménager des documents. Ces conteneurs peuvent contenir cinq boîtes archives. Les poignées positionnées sur les côtés du conteneur facilitent le transport et le déplacement de vos documents. Une des caractéristiques des conteneurs et des boîtes archives est qu’ils sont 100% recyclables.
Dans nos fournitures de classement, vous trouverez aussi des intercalaires. Ceux-ci vous permettront de trier l’ensemble de vos documents dans vos classeurs. Chaque intercalaire est d’une couleur différente afin de faciliter la distinction entre chacun de vos onglets. Pratiques pour séparer des matières ou des documents, les intercalaires font très souvent partie des listes de fourniture scolaire des étudiants.D’autres produits de qualité sont disponibles dans nos fournitures de classement, et toujours aux meilleurs prix.
Archivage et classement : tout pour organiser les bureaux
Vous recherchez des solutions pour le classement et le rangement de vos documents administratifs ? Packdiscount vous donne tous ses conseils pour ranger et archiver correctement vos documents d’entreprise.
Qu'est-ce que l'archivage des documents ? Définition
Dans le cadre de votre entreprise, vous devez conserver tous vos documents pendant une période donnée : c’est ce qu’on appelle l’archivage de documents. Combien de temps faut-il conserver ces documents ? Pourquoi ? Existe-t-il différents types d’archivage ? Packdiscount vous explique tout.
Définition de l’archivage de documents
L'archivage consiste à faire un tri, du classement et du rangement dans vos différents documents. Les documents archivés permettent de garder une trace écrite d'une l'activité. Une fois les documents rangés, ils peuvent être stockés et utilisés jusqu'à une date précise, c'est ce qu'on appelle l'archivage. Cette technique permet de faire le rangement dans vos dossiers et permet une meilleure organisation. Il existe plusieurs technique d'archivage : par ordre numérique ou par ordre alphabétique.
Archivage administratif : Combien de temps garder les papiers ?
Le saviez-vous ? La conservation des documents de société est une obligation réglementaire. La durée de conservation des documents administratifs et commerciaux varie de 10 à 30 ans. Les documents et pièces comptables doivent par exemple être conservés 10 ans tandis que les documents liés à la gestion du personnel doivent être archivés pendant 5 ans. Il est donc important de bien choisir ses fournitures d'archivage pour conserver ses documents en excellent état pendant de nombreuses années.
Pourquoi faire de l'archivage ? Archivage numérique, électronique et papier
Tout d'abord, la première raison qui explique l'archivage est la législation. En effet, la loi impose aux entreprises de conserver leurs données et leurs archives pendant une période déterminée, pouvent aller jusqu'à 30ans. Des contrôles peuvent être effectués de manière inopinée.. Dans un second temps l'archivage est également un gain de temps. En effet, lorsque vous conservez des documents pendants plusieurs années, les fichiers s'empilent. Par conséquent, cela devient rapidemment impossible de s'y retrouver et de ressortir un document le moment venu. Pour finir, d'un point de vue technique il est toujours plus intéressant de conserver des archives d'activités ou des preuves dans le cas d’un litige par exemple..
Rangement de documents administratifs : comment procéder ?
Ranger ses documents c’est bien, mais encore faut-il le faire correctement pour pouvoir retrouver les dossiers importants le moment venu. Heureusement, Packdiscount vous donne ses conseils pour l’archivage et le rangement de vos documents papiers !
- Astuce n°1 : Dans un premier temps, utilisez des boites archives, des caisses de rangements, des caissettes ou des porte-revues pour organiser vos documents.
- Astuce n°2 : Dans un second, choisissez le mode d’identification des documents qui vous convient le mieux : optez pour le trie par ordre alphabétique ou par thème, afin de ranger et trouver facilement vos archives au bureau.
- Astuce n°3 : Troisièmement, répartissez vos dossiers par catégories.
- Astuce n°4 : Pour finir, utilisez un code couleur sur votre boite-archive ou votre caisse de rangement, afin de distinguer plus facilement vos dossiers.
Comment bien archiver ses documents ? Comment faire l'archive d'un dossier ?
Pour un meilleur archivage de vos documents papiers, fichiers et dossiers suspendus, le spécialiste de l’emballage vous propose une gamme complète de fournitures de bureau et de petites fournitures scolaires à petits prix. Parmi les fournitures d’archivage et de classement disponibles sur notre site internet, faites votre choix parmi différents types de : boîtes archives, caisses de rangement ou encore nos classeurs. Nos fournitures de rangement peuvent être utilisées pour organiser et gérer vos bureaux et votre espace de travail, ou fournir vos clients. Notre gamme d’archivage et de classement saura ravir vos besoins afin de gérer votre espace bureau ! Vous pourrez protéger soigneusement vos documents et fichiers, puis vous gagnerez du temps pour les retrouver.
Retrouvez une large sélection de supports de classement, indispensables au quotidien afin d'améliorer l’accès à vos archives et optimiser votre espace de travail. Ils sont destinés aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. Dans le milieu professionnel, l’archivage est nécessaire pour l’organisation des documents d’entreprise : comptabilité, secrétariat ... Dans la vie de tous les jours, les fournitures de classement vous aideront au rangement de vos papiers officiels (factures, documents scolaires ...).
Quels sont les différents types d’archivage ?
Il existe deux grands types d’archivage en entreprise : l’archivage numérique et l’archivage physique. Le premier consiste à stocker les dossiers sur des serveurs ou supports digitaux pour un gain de place évident. En revanche, cette solution peut être risquée en cas de cyberattaque.
L’archivage physique, lui, consiste à ranger les documents d’entreprise dans des conteneurs et des caisses dédiés. S’il prend plus de place, il est également plus sûr et moins coûteux que l’archivage numérique.
Grâce à ces astuces, vous pourrez retrouver facilement et rapidement vos dossiers lorsque vous en aurez besoin !
Toutes nos solutions de rangement de documents
Pour un meilleur rangement de vos documents papiers, fichiers et dossiers suspendus, le spécialiste de l’emballage vous propose une gamme complète de fournitures de bureau et de petites fournitures scolaires à petits prix. Retrouvez une large sélection de supports de classement, indispensables au quotidien afin d'améliorer l’accès à vos archives, gagner du temps et optimiser votre espace de travail. Ils sont destinés aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers.
Dans le milieu professionnel, l’archivage est nécessaire pour l’organisation des documents d’entreprise : comptabilité, secrétariat ... Dans la vie de tous les jours, les fournitures de classement vous aideront au rangement de vos papiers officiels que vous devez également conserver un certain temps (factures, documents scolaires …).
Parmi les fournitures d’archivage et de classement disponibles sur notre site internet, faites votre choix parmi nos différentes solutions.
- La boîte-archives : Elle est une bonne solution simple, économique et esthétique pour classer vos dossiers. Les boîtes archives blanches, fabriquées en carton ondulé recyclé, sont entièrement recyclables et répondent aux besoins du développement durable. Elle existe en deux dimensions : 10cm ou 20cm.
- Les conteneurs : Vous trouverez également des containers en carton pour ranger jusqu’à 5 boîtes d’archives. Ils permettent un gain de place et une meilleure protection de vos archives.
- Les caisses de rangement : Nous proposons des articles complémentaires comme nos modules de classement. Très résistant, le module est indéformable, anti-rayures et antistatique, vous garantissant une utilisation longue durée. Doté de quatre tiroirs de la couleur de votre choix, il vous sera possible de classer jusqu'à 1800 feuilles.
Pour optimiser l'aménagement et l'organisation de vos bureaux, nous mettons à votre disposition une gamme complète d'équipement d'aménagement, tels que des porte-revues, des caissettes à courrier, des pochettes, etc.
Comment organiser classer ses documents ?
Pour travailler dans de bonnes conditions, il faut un bureau bien rangé. Le rangement passe par le tri et le classement des différents documents : facture, papiers administratifs ... Pour vous faciliter la tâche, nous vous conseillons d'archiver vos documents par ordre chrnologiques. Rangez vos documents dans des pochettes plastiques perforées afin d'éviter qu'ils ne s'abiment, puis placez-les dans des chemises, pochettes, trieurs, classeurs ou encore dans des boîtes de classement. Une fois vos documents classés, rangez-les soigneusement dans des portes-revues ou boîtes archives, puis dans des conteneurs.
Inventaire de bureau
L’art de maintenir un bureau efficace est de s'assurer que chacun a accès aux outils dont il a besoin. Bien qu'il puisse être difficile de décider des outils dont un bureau peut bénéficier le plus, une ressource que l'ensemble du bureau utilise est les fournitures de bureau. Mais quand tout le monde a besoin d'accéder à la même salle d'approvisionnement, comment l'empêcher d'être abusé ?
Gestion des fournitures de bureau
Limitez l'accès aux fournitures
Commencez par améliorer le système d'organisation que vous avez déjà. Comment suivez-vous actuellement les fournitures ? Les salles de ravitaillement ouvertes, bien qu'en théorie, sont souvent médiocres dans la pratique, car elles ne limitent pas la quantité ou le nombre de fournitures que les employés peuvent prendre.
Il existe trois façons de limiter l'accès. Tout d'abord, vous pouvez désigner quelqu'un pour être le portier. Cette personne est en charge de la salle d’approvisionnement ; si les employés ont besoin de fournitures de bureau, ils doivent passer par le portier pour les obtenir. C'est la méthode la plus efficace pour maintenir l'inventaire, mais elle peut être inefficace pour les bureaux qui n'ont pas quelqu'un qui peut assumer les responsabilités d'un gardien.
Deuxièmement, vous pouvez limiter l'accès à un groupe sélectionné d'employés. En installant un clavier ou en verrouillant la porte de la salle d'approvisionnement, vous pouvez toujours contrôler le flux des fournitures de bureau. Le groupe d'employés que vous sélectionnez doit être les seules personnes qui connaissent le code du clavier ou qui ont une copie de la clé de la salle d'approvisionnement. Ils peuvent ensuite distribuer des fournitures de bureau aux employés selon les besoins.
Enfin, vous pouvez créer un journal que les employés pourront utiliser et le conserver dans une salle d'approvisionnement ouverte. Les employés doivent noter quelles fournitures ils prennent, combien ils en prennent et quand ils les prennent chaque fois qu'ils quittent la salle des fournitures. Bien que cela puisse être la plus simple des trois options, elle est également la moins efficace car elle repose sur le système d'honneur. Les employés peuvent oublier de le remplir, ce qui peut créer de la confusion et ramener le bureau à la case départ. Choisissez l'option qui convient le mieux à votre bureau en fonction de la fréquence à laquelle vous utilisez des fournitures de bureau et si votre bureau connaît déjà une mauvaise utilisation des fournitures.
Organisez ce que vous avez déjà
Une fois que vous avez décidé de limiter l'accès aux fournitures de bureau, il est temps d'organiser votre salle d'approvisionnement. Aidez les employés à trouver facilement les fournitures dont ils ont besoin en regroupant des articles similaires (par exemple, placez des trombones et des punaises sur la même étagère). Placez les articles les plus fréquemment utilisés sur les étagères au niveau des yeux et placez les articles moins populaires plus haut. Si quelque chose n'est pas utilisé, jetez-le et notez de ne pas en commander plus à l'avenir.
Gardez la salle d'approvisionnement aussi propre que possible. Encouragez les employés à remettre les fournitures supplémentaires là où elles les ont trouvées. Si vous avez une plus grande salle de fournitures, vous voudrez peut-être afficher une liste qui explique où différentes fournitures peuvent être trouvées. L'organisation de votre salle d'approvisionnement de cette façon facilitera également la gestion d'un inventaire.
Utilisez le d'abord, puis achetez en plus
Empêchez les commandes excessives en encourageant les employés à utiliser ce que le bureau a déjà avant de pénétrer dans de nouvelles fournitures. Après un certain temps, le papier deviendra jaune, les encres et les toners se dessècheront et les stylos cesseront de fonctionner, alors utilisez d'abord ce qui est déjà disponible. Cela empêche également le bureau de gaspiller de l'argent en jetant des fournitures qui n'ont jamais été ouvertes mais qui sont devenues trop vieilles pour être utilisées (stylos, post it.... Vous réduirez les déchets et l'empreinte carbone du bureau - et vous pourrez même aider un peu la planète aussi.
Établir une stratégie pour commander vos fournitures de bureau au meilleur prix
Packdiscount spécialiste de la fourniture de bureau pas cher offre une remise lorsque les entreprises commandent en vrac. Pour tirer le meilleur parti de l'argent de votre entreprise, vous souhaitez commander le plus de fournitures dont votre bureau aura besoin dès que vous en manquerez. Le but ultime est d'éviter une commande excessive (voir astuce ci-dessus), mais de passer une commande suffisamment importante pour mériter une remise groupée.
Gardez une trace des fournitures que votre bureau utilise le plus et combien de temps il faut pour recevoir une expédition de ces fournitures. Vous devez combiner ces chiffres pour trouver un moment où le bureau sera à court de fournitures mais pas si bas qu'il s'épuisera avant l'arrivée du prochain envoi. C'est une science prudente, mais qui sera payante à long terme.
Pensez à mettre en place un processus de commande automatisé avec certaines ou toutes vos sociétés d'approvisionnement. De cette façon, vous recevrez toujours un envoi à temps et vous n'oublierez pas de passer une commande à l'avenir.
Gardez un journal d'inventaire
Tenir un journal d'inventaire est le meilleur moyen de s'assurer que vous savez toujours combien de fournitures le bureau possède. Si vous ne savez pas par où commencer, essayez de télécharger un modèle d'inventaire de fournitures de bureau gratuit à partir de l'un des nombreux disponibles en ligne. Celui-ci est idéal pour commencer et vous pouvez l'ajuster pour répondre aux besoins de votre bureau.
Mais un journal d'inventaire ne fonctionne que s'il est régulièrement mis à jour. Assurez-vous d'effectuer périodiquement des vérifications d'inventaire afin de pouvoir réviser votre journal et de savoir quelles fournitures peuvent manquer. Une bonne règle est de toujours avoir suffisamment de fournitures de bureau à portée de main pour que votre lieu de travail fonctionne pendant une semaine.
Ces conseils peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre salle d'approvisionnement et à prévenir les pénuries redoutables de fournitures de bureau (ramettes de papier A4, ramettes de papier A3...=. Gérez vos fournitures de bureau maintenant pour éviter les maux de tête plus tard
Retrouvez également nos guides emballages :
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